アンケート集計【Excel初心者でも簡単】な方法を入力から解説

『Excelでアンケート集計を行うけど、関数とか聞くと難しく感じる…初心者でもすぐに実践できるような簡単な方法が知りたい!』

『エクセルが苦手な人向けに、アンケートのデータ入力から集計、分析用のグラフ作成までのおすすめな方法はある?』

そんな方のために、Excel初心者やエクセルが苦手な方でもすぐに実践しやすいアンケート集計法について、

データ入力からアンケート集計、アンケート分析用のグラフ作成までの流れを28枚の画像を使用しながら分かりやすくご紹介いたします。

当記事のおおまかな流れ
 1.データ入力 編
 2.アンケート集計 編
 3.アンケート分析 グラフ作成 編

上記それぞれ、作業する上で注意するべきポイントや時短テクニックもご紹介いたします。

ぽてん
ぽてん

Excel研究歴8年のぽてんです!
企業で勤めている時、
当記事で紹介する方法を実際に使っていました!

当記事の特徴として、関数は使用しません!

初心者など、どなたでもすぐに実践できる説明書としてお役に立てますと幸いです。


それではさっそく見ていきましょう!

Excel アンケート データ入力 編

データを正確に入力できるような、フォーマットをつくる

データ入力を続けていると、気づかない間に入力するセルがずれ、削除してはまた入力するといった二度手間が起こることがあります。

データはいつだって正確さが求められるもの。データを入力する前に、入力の正確さを上げるようなフォーマットをつくりましょう。

使用するのは、『テーブルとして書式設定
★メリット
・行ごとに色がつくことにより、データ入力のずれを防げる
・便利なフィルターの検索機能が使える

設定方法を詳しく説明いたします。

1.データ入力を行うセルを全選択
  ※おおまかでいいので、広くセルを選択しておきましょう

2.(上部タブ)ホーム をクリック

3.テーブルとして書式設定▼ をクリック

4.お好みのテーブルを選択
  ※入力に集中しやすいような色合いを選択しましょう
   後からでも変更は可能です

5.上図のように「テーブルに変換するデータ範囲を指定ください」
といった表示がでてきます。
先にセルの範囲選択を行っているので、OKをクリック

データを入力するフォーマットの設定は以上です。

上図の場合、1列目の濃いオレンジ色のところに、『住所』『名前』などアンケートの項目を入力しましょう。

ここでは、後から見ても自分が分かりやすいように『住んでいる県→お住いの県』といったように、項目の文字を短く入力しましょう。

項目(1列目)の下以降のセルに入力する内容は、自動的に▼フィルターで検索できるようになっています。

データ入力時の時短テクニック

セルの幅を整える

アンケートの質問項目の入力を終え、さっそくデータを入力!と行きたいところですが、ここで一工夫。

初期の状態だと、セルの幅が狭いですよね。

データを入力してはセルの幅を整えて‥という作業を繰り返すのは労力は小さいけれど、手間がかかります。

時間も『塵も積もれば山となる』。ここは時短テクニックを使い、事前に、一括でセルの幅を調節しましょう。

▼セルの幅を一度に揃える方法は以下にまとめております。

入力する手間を省く/プルダウンリストの活用

データ入力を効率よく進めるための一つの方法として、プルダウンリストが活躍します。

選択肢が男性or女性の2通り、10代~60代といったように、

決まった項目を入力する際は、毎回入力するよりプルダウンリストを使用することで労力軽減、時間の短縮になります。

・選択する項目が10以下と少ない
・自由記述でない

上記に当てはまる場合は、プルダウンリストの活用をおすすめします。

ぽてん
ぽてん

いちいち入力しなくても、クリック一つで
入力が終わるのは楽ですよね!

▼プルダウンリストの作成方法は以下にまとめております!

ここまでお疲れ様でした。
以上の作業が終わりましたら、さっそく入力を進めましょう!

Excel アンケート集計 編 

データ入力が終わりましたら、続いてアンケートデータの集計作業に入ります。

グラフを作成するには、女性が〇名、男性が〇名、といった件数を知る必要がありますよね。

この件数をそれぞれ項目ごとに調べ、グラフ作成に向け集計を完了させるステップへと移ります。

新しいシートで集計を行う

グラフを作成する集計の作業用に、新しいシートを使用します。

データの入力をsheet1で作業していましたが、上図のようにをクリックし、新しいシートを追加します。

▼シートに関するショートカットキー一覧は以下にまとめております!

名前の変更を行い、分かりやすく「入力用」と「グラフ作成用」のシート名にしました。

ここに集計した件数を入力していきます。

ぽてん
ぽてん

グラフをつくる作業場所です♪

それではさっそく集計の作業を行っていきます。

関数なしで集計をする方法

関数なし、ということで作業はすべて手動になります。

一見「作業が大変なのでは?」と思うかと思いますが、慣れれば問題ないです。(実体験より)
単純でパターン化しているので、初心者でもやりやすく感じると思います。(※ただし、アンケート項目が30以上と多い場合は除く)

それではさっそくアンケート集計の流れを見ていきましょう!

(例)
性別という項目で、入店した女性と男性の件数を数えるとします。

まずは女性の件数の集計の仕方。

1.性別 ▼(プルダウン)をクリック

2.☑(すべてを選択)のチェックを外し、女性のみにチェックをいれる

3.OKをクリック

上記の作業で、女性のみのデータが表示されるようになります。

女性の件数を数える方法はとても簡単です。

女性のセルを全選択すると、右下に自動でデータの個数が表示されますので、
女性の件数は18件であることが分かります。

ここで時短技ポイント

女性と入力されたセルをマウスを使って全選択するのは、量が多い場合大変ですよね。
ここは時短技として、ショートカットキーを使いましょう。

1.女性と入力されたセルの中で、1番はじめのセルを選択(上図だとA3のセル)
2.(キーボード上)Ctrlキーを押しながら、Spaceキーを押す

以上で女性と入力された列が一瞬で全選択されます。


▼セル・行(列)の選択に関するショートカットキーの詳細は以下記事で紹介しています

男性の件数についても同様に、

1.性別 ▼(プルダウン)をクリック

2.男性以外のチェックをすべて外し、男性のみにチェックをいれる

3.OKをクリック

以上の手順により、男性のみのデータが表示されます。

そして、表示された男性のセルを全選択することで、
右下のデータの個数より9件であることが分かります。

これらのデータの件数を、前準備として用意していた新しいシート(グラフ作成用)に入力します。

ここで時短技ポイント

シートの移動をするとき、いちいちマウスに切り替えてクリックしなくても、瞬間的にシートの移動ができるショートカットキーがあります。※windowsの場合です

1.(キーボード上)Ctrlキーを押しながら、PageUpキーを押す
PCによっては、
2.(キーボード上)Ctrlキー + Fnキーを押しながら、↑PageUpキーを押す
※違う方向にシートを移動したい時は、逆に↓PageDownキーを押しましょう。

入力の流れで、タンっと軽やかにシートを移動しましょう。

以上の作業を、他の項目も同じように行っていきましょう。

ぽてん
ぽてん

手間のように思えますが、
慣れたらルーティン化され、集計が早くなります!

集計する時の注意点

フィルター機能は、見たいデータのみを表示させることができためとても便利な一方で、集計時に注意しなければならない点もあります。

集計の時、気を抜くと他のフィルターがかかりっぱなしになっていることに気が付かず、データに抜けが発生し集計する件数を間違えることがあります。

このようなデータの抜けが発生しないよう、集計する時の注意点を説明いたします。

次の項目の集計に移る時、(上図だと、性別の集計を終え、住んでいる県の集計に移る時)前の項目のフィルターを解除せずにそのまま次の項目のデータを集計すると、正しいデータ数をとることができません。

ぽてん
ぽてん

☑女性のフィルターがかかったまま、
☑青森県というフィルターをかけると、
青森県全体の件数ではなく、青森県の女性の方のデータのみが表示されますよね。
フィルターのかかりっぱなしに注意しましょう!

そのため、上図でいうと、お住まいの県の集計に取り掛かる前に、前の性別のフィルターを開き、すべて選択にチェックを入れてから、次を行うようにしましょう。

性別の集計が終わりましたので、お住まいの県の集計を行います。
フィルターより、青森県にチェックを入れ、OKをクリック。

青森の方のデータ件数は1件であることが分かりました。

グラフ作成用のシートを開き、青森 1件 と入力する。
この繰り返しの作業を行う一連の流れが集計の作業になります!

データに抜けがないかを確認する方法

フィルターがかかったままにより発生するデータ件数の抜けについて、正しく集計できているかを確認する方法があります。

まず、フィルターの入っていない状態で、
対象のセルを全選択データの個数よりデータの総数を確認し、

グラフ作成用のシートに移動。同じく対象セルを全選択(合計値)→データの個数を確認し、入力用と合計件数を照らし合わせることで、正しく集計できているかを確認することができます。

Excel アンケート分析 グラフ作成 編

データの集計が終わりましたら、分析として使うグラフの作成に移ります。

1.グラフにしたいデータのセルを全選択

2.(上部タブ)挿入 をクリック

3.(グラフ)円グラフのマークをクリック
  ※お好みのグラフを選択

以上の作業でグラフが簡単に作れます。

グラフをお好みでカスタマイズする方法

文字(項目)の表示スタイルを横から縦に変えるには?

横向きに □女性 □男性となっている部分を、
上図のように縦に並べたい場合、簡単にスタイルを変更することができます。

まず、項目を1回左クリック(選択)し、もう一度左クリックしながら配置したい場所へ移動させます。

あとは、

(上図参照)
1.横幅を一つの項目のみ映るよう狭める

2.縦に引っ張る

以上の1~2の作業によって、

上図のように縦に並べることができます。

お好みで表示スタイルを変えてみてください!

グラフの色を変えるには?

グラフを選択し、右クリックで図形の塗りつぶしが表示されますので、ここでグラフの色を変えることができます。

グラフの色を変える方法は、
グラフ全体の色を変える方法と、選択した部分のグラフの色のみを変える方法の2通りがあります。

グラフ全体の色を変える方法
①グラフ全体を1回左クリック
②グラフをもう1回左クリック →1回右クリック →塗りつぶし
:グラフ全体の色を統一して変えることができます

ぽてん
ぽてん

グラフ全体の色を変えるこの方法は、
棒グラフで使います!
円グラフで全部同じ色になると
意味がなくなりますよね笑

選択した部分のみ色を変える方法
①グラフ全体を1回左クリック
②色を変えたい部分をもう2回左クリック →1回右クリック →塗りつぶし
:選択したグラフのみの色を変えることができます

グラフの種類を後から変えるには?

グラフを右クリックすると、グラフの種類の変更が出てきますので、こちらから簡単に変更することができます。

グラフが表示されない時の確認ポイント 

『手順通りにデータを選択して、グラフを挿入したけどなぜかグラフが表示されない!』

そんな時に確認いただきたいポイントがあります。

グラフにしたいデータのセルを選択する時、下図のように、空白のセルも一緒に選択していませんか?

グラフで使うデータを選択する時、空白のセルが一緒に入ってしまっていると、

上図のようにグラフが表示されない現象が起こります。

そのため、空白のセルが中間に入ってしまっている場合は、
項目のセルを選択し、Ctrlキーを押しながら、データのセルを選択しましょう。

以上の作業で、グラフが表示されるようになります。

データが機密情報の場合はファイルにロックを!

入力するデータによっては、お客様の個人情報であったり、社内の人でさえも知られてはいけない部外秘の機密情報であったりしますよね。

データを保存するファイルにロックをかけたい時に役立つ、ファイルのロックのかけ方と解除する方法については以下にまとめております。

ぽてん
ぽてん

ここまでお読みいただきありがとうございます!
お疲れ様でした☆

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