ExcelをPDF化するとずれる!【理想通りに】変換する方法

『エクセルをPDFに変換すると、表がずれていて1枚に収まらなくなっている‥』

『PDF化するとデータが小さくなって見えずらくなった‥選択した部分のみを大きく見せることはできる?』

『Excelが縦でPDFに変換されている!横に変換する方法が知りたい!』

そんな方のために、Excelを理想的な状態でPDFに変換する方法を分かりやすくご紹介いたします!

ぽてん
ぽてん

はじめまして!Excelオタクのぽてんと申します!

何も設定せずにExcelをPDF化すると、「あきらかに1枚に収めることができるだろ!っ」とツッコみたくなるような状態で変換されることがよくあります。

理想の状態でPDFに変換するための設定は、エクセルデータを印刷する時の要領と同じです。
それでは詳しく説明していきます!

ExcelをPDF化するとずれる!【理想通りに】変換する方法

1.PDF発行時の縦or横を設定できる場所はどこ?

(上部タブ)ページレイアウト >印刷の向き >より、PDFに変換した後のページが縦or横になるかを設定できます。

上図の表は横長のため、ここでは印刷の向きは横を選択して2に進みます。

2.エクセルデータをPDF1ページに収めるには?

(上部タブ)表示 >改ページプレビュー より、今開いているExcelがPDFに変換された時、何枚になるのかを知ることができます。

上図のように青の点線が入っている時は、PDF化した時に1ページで収まらない状態で変換されます。※上図の12月の列は2枚目に表示されるようになります。

1ページに収めるようにする方法はとても簡単です。

上図のように、青の点線部分をクリックしながら、データ全体が入る範囲まで右へ(赤矢印の方向へ)引っ張ります。

データがすべて太い青線の中に入りましたら、1ページ内に収まる設定は完了です。

3.余白をなくし選択部分を見やすく拡大するには?

よくあるのが、ExcelをPDF化した時に、余白の調整がうまくいかず設定に時間を費やしてしまうか、クオリティーを妥協してしまうか。

データが見やすい状態でPDFに変換できるよう、以下の設定を行いましょう。

ファイル >(左サイドバー)印刷 をクリックします。

※印刷プレビューを見ながら、ここでPDF化するページを設定することができます。

現在の上図の状態だと、右側の余白が無駄に大きく、データが小さく映っていますよね。

そこで、右下にあるページ設定をクリックします。

ページ設定 >ページ >拡大縮小印刷 >◎拡大/縮小 のところで%の調整ができます。

基本的に110~120%の間で入力し、OKをクリックします。

データが入りきらず2枚目になってしまった時は数値を下げて調整してみてください。

115%の設定で、印刷プレビューでは右側の余白を削減して、当初より見やすくなりました!

以上の流れで設定を行った後にPDFの保存を行うと、そのままこのプレビュー通りにPDFが発行されます。

1~3の後は、PDFを作成!

しっかりエクセルで設定を行った後は、さっそくPDFに変換しましょう。

(上部タブ)ファイル >(左サイドバー)エクスポート >PDF/XPS ドキュメントの作成 をクリックします。

その他、『名前を付けて保存』より、ファイルの種類で「PDF」を選択・発行すると、同じようにPDF保存ができます。

『エクスポート』『名前を付けて保存』のどちらを使われても問題ありませんが、PDF発行時に画像の解像度などを細かく設定したい時は、『名前を付けて保存』からPDF保存することをおすすめします。
※(ツール▼)>画像の圧縮の設定 は『名前を付けて保存』の時のみ表示される場合があるため

▼ExcelやPowerPointからPDFへ変換する時に役立つ、画像の画質に関する設定については以下記事にまとめております!

あとはファイル名を入力し、発行をクリックすればPDF化の完了です。

ちなみに、発行ボタンの左上にあるオプションでは、

PDF化するページ範囲や、発行する対象(選択した部分、選択したシートなど)をここでも設定できます。

事前に印刷プレビューで微調整している場合は、ここは触らなくてOKです。

実際にPDFに変換されたページを見てみると、Excelの印刷プレビューで確認した状態と同じように発行されました。

お役に立てられますと幸いです。

知って得する!Excelの時短テクニックに関する記事はこちら▼

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