ExcelをPDF化するとずれる！【理想通りに】変換する方法

『エクセルをPDFに変換すると、表がずれていて１枚に収まらなくなっている‥』

『PDF化するとデータが小さくなって見えずらくなった‥選択した部分のみを大きく見せることはできる？』

『Excelが縦でPDFに変換されている！横に変換する方法が知りたい！』

そんな方のために、Excelを理想的な状態でPDFに変換する方法を分かりやすくご紹介いたします！

何も設定せずにExcelをPDF化すると、「あきらかに1枚に収めることができるだろ！っ」とツッコみたくなるような状態で変換されることがよくあります。

理想の状態でPDFに変換するための設定は、エクセルデータを印刷する時の要領と同じです。
それでは詳しく説明していきます！

ExcelをPDF化するとずれる！【理想通りに】変換する方法

１．PDF発行時の縦or横を設定できる場所はどこ？

（上部タブ）ページレイアウト　＞印刷の向き　＞縦・横より、PDFに変換した後のページが縦or横になるかを設定できます。

上図の表は横長のため、ここでは印刷の向きは横を選択して２に進みます。

２．エクセルデータをPDF1ページに収めるには？

（上部タブ）表示　＞改ページプレビュー　より、今開いているExcelがPDFに変換された時、何枚になるのかを知ることができます。

上図のように青の点線が入っている時は、PDF化した時に1ページで収まらない状態で変換されます。※上図の12月の列は２枚目に表示されるようになります。

1ページに収めるようにする方法はとても簡単です。

上図のように、青の点線部分をクリックしながら、データ全体が入る範囲まで右へ（赤矢印の方向へ）引っ張ります。

データがすべて太い青線の中に入りましたら、１ページ内に収まる設定は完了です。

３．余白をなくし選択部分を見やすく拡大するには？

よくあるのが、ExcelをPDF化した時に、余白の調整がうまくいかず設定に時間を費やしてしまうか、クオリティーを妥協してしまうか。

データが見やすい状態でPDFに変換できるよう、以下の設定を行いましょう。

ファイル　＞（左サイドバー）印刷　をクリックします。

※印刷プレビューを見ながら、ここでPDF化するページを設定することができます。

現在の上図の状態だと、右側の余白が無駄に大きく、データが小さく映っていますよね。

そこで、右下にあるページ設定をクリックします。

ページ設定　＞ページ　＞拡大縮小印刷　＞◎拡大／縮小　のところで％の調整ができます。

基本的に110～120％の間で入力し、ＯＫをクリックします。

データが入りきらず２枚目になってしまった時は数値を下げて調整してみてください。

115％の設定で、印刷プレビューでは右側の余白を削減して、当初より見やすくなりました！

以上の流れで設定を行った後にPDFの保存を行うと、そのままこのプレビュー通りにPDFが発行されます。

１～３の後は、PDFを作成！

しっかりエクセルで設定を行った後は、さっそくPDFに変換しましょう。

（上部タブ）ファイル　＞（左サイドバー）エクスポート　＞PDF／XPS　ドキュメントの作成　をクリックします。

その他、『名前を付けて保存』より、ファイルの種類で「ＰＤＦ」を選択・発行すると、同じようにPDF保存ができます。

『エクスポート』『名前を付けて保存』のどちらを使われても問題ありませんが、PDF発行時に画像の解像度などを細かく設定したい時は、『名前を付けて保存』からPDF保存することをおすすめします。
※（ツール▼）＞画像の圧縮の設定　は『名前を付けて保存』の時のみ表示される場合があるため

▼ExcelやPowerPointからPDFへ変換する時に役立つ、画像の画質に関する設定については以下記事にまとめております！

あとはファイル名を入力し、発行をクリックすればPDF化の完了です。

ちなみに、発行ボタンの左上にあるオプションでは、

PDF化するページ範囲や、発行する対象（選択した部分、選択したシートなど）をここでも設定できます。

事前に印刷プレビューで微調整している場合は、ここは触らなくてＯＫです。

実際にPDFに変換されたページを見てみると、Excelの印刷プレビューで確認した状態と同じように発行されました。

お役に立てられますと幸いです。

知って得する！Excelの時短テクニックに関する記事はこちら▼