ExcelをPDF化するとずれる!【理想通りに】変換する方法

ExcelをPDF化するとずれる!【理想通りに】変換する方法

『エクセルをPDFに変換すると、表がずれていて1枚に収まらなくなっている‥』

『PDF化するとデータが小さくなって見えずらくなった‥選択した部分のみを大きく見せることはできる?』

『Excelが縦でPDFに変換されている!横に変換する方法が知りたい!』

そんな方のために、Excelを理想的な状態でPDFに変換する方法を分かりやすくご紹介いたします!

ぽてん
ぽてん

はじめまして!Excelオタクのぽてんと申します!

何も設定せずにExcelをPDF化すると、「あきらかに1枚に収めることができるだろ!っ」とツッコみたくなるような状態で変換されることがよくあります。

理想の状態でPDFに変換するための設定は、エクセルデータを印刷する時の要領と同じです。
それでは詳しく説明していきます!

ExcelをPDF化| PDF発行時の 縦・横 を設定できる場所はどこ?

Excelを開き、(上部タブ)ページレイアウト → 印刷の向き → (上画像の赤矢印)より、PDFに変換した後のページが縦or横になるかを設定できます。

上画像の表は横長のため、ここでは印刷の向きは横を選択して2に進みます。

ExcelをPDF化| エクセルデータをPDF1ページに収めるには?(または、ページの区切りを調整するには?)

(上部タブ)表示 → 改ページプレビュー より、今開いているExcelがPDFに変換された時、何枚になるのか(どこで区切られるのか)をプレビューで知ることができます。

上画像のように青の点線が入っている時は、PDF化した時に1ページで収まらない状態で変換されます。(※上画像の場合、12月の列は2枚目に表示されるようになります。)

1ページに収めるようにする方法はとても簡単です。

上画像のように、青の点線部分をクリックしながら、データ全体が入る範囲まで右へ(赤矢印の方向へ)引っ張ります。

1ページに収めるのではなく、「ここまでを区切りに、以降は2枚目にしたい」といった場合は、その区切りとなる部分まで青の点線部分をお好みで移動させてください。

データがすべて太い青線の中に入りましたら(青の点線がなくなりましたら)、1ページ内に収まる設定は完了です。

ExcelをPDF化| PDFの余白をなくし、選択部分を見やすく拡大するには?

よくあるのが、ExcelをPDF化した時に、余白の調整がうまくいかず設定に時間を費やしてしまうか、クオリティーを少し妥協してしまうか。

データが見やすい状態でPDFに変換できるよう、以下の設定を行いましょう。

(Excel内の上部タブ)ファイル →(上画像の左サイドバー)印刷 をクリックします。

印刷プレビューを見ながら、ここでPDF化するページを設定することができます。

現在の上画像の状態ですと、右側の余白が無駄に大きく、データが小さく映っていますよね。

そこで、(赤い矢印)右下にあるページ設定をクリックします。

ページ設定画面の(ページ)拡大縮小印刷:◎拡大/縮小 のところで%の調整ができます。

基本的に110~120%の間で入力し、OKをクリックします。

データが入りきらず2枚目になってしまった時は数値を下げて調整してみてください。

115%の設定で、印刷プレビューでは右側の余白を削減すると、当初より見やすくなりました!

以上の流れで設定を行った後にPDFの保存を行うと、そのままこのプレビュー通りにPDFが発行されます。

1~3の後は、PDFを作成!

しっかりエクセルで設定を行った後は、さっそくPDFに変換しましょう。

(Excel内の上部タブ)ファイル →(上画像の左サイドバー)エクスポート → PDF/XPS ドキュメントの作成 をクリックします。

その他、『名前を付けて保存』より、ファイルの種類で「PDF」を選択・発行すると、同じようにPDF保存ができます。

『エクスポート』『名前を付けて保存』のどちらを使われても問題ありませんが、PDF発行時に画像の解像度などを細かく設定したい時は、『名前を付けて保存』からPDF保存することをおすすめします。
(※(ツール▼)>画像の圧縮の設定 は『名前を付けて保存』の時のみ表示される場合があるためです)

▼ExcelやPowerPointからPDFへ変換する時に役立つ、画像の画質に関する設定については以下記事にまとめております!

あとはファイル名を入力し、発行をクリックすればPDF化の完了です。

ちなみに、発行ボタンの左上にあるオプションでは、

PDF化するページ範囲や、発行する対象(選択した部分、選択したシートなど)をここでも設定できます。

事前に印刷プレビューで調整している場合は、ここは触らなくてOKです。

実際にPDFに変換されたページを見てみると、Excelの印刷プレビューで確認した状態と同じように発行されました。

皆様のお役に立てられますと幸いです。

ぽてん
ぽてん

お疲れ様でした☆

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